Signique ist eine moderne SaaS-Lösung, die kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) dabei unterstützt, ihre Rechnungsprüfung und Kreditorenbuchhaltung digital zu organisieren. Von der Rechnungseingangserfassung bis zur Freigabe und anschließenden Übergabe an die Buchhaltung können zentrale Arbeitsschritte automatisiert und übersichtlich in einem digitalen Prozess abgebildet werden. Dadurch lassen sich manuelle Abläufe reduzieren und Rechnungen schneller bearbeiten.

Ein wichtiger Bestandteil von Signique ist die automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten mithilfe von OCR-Technologie. Eingehende Rechnungen können digital erfasst und relevante Informationen strukturiert verarbeitet werden. Über einen zentralen digitalen Rechnungseingang bleiben die Dokumente übersichtlich an einem Ort verfügbar. Dies erleichtert die Bearbeitung und sorgt dafür, dass Rechnungen nicht zwischen E-Mails, Papierunterlagen und verschiedenen Ablagesystemen verloren gehen.

Für die Rechnungsfreigabe bietet Signique mehrstufige Workflows, die an unterschiedliche Unternehmensprozesse angepasst werden können. Rechnungen lassen sich gezielt an die zuständigen Personen weiterleiten und digital freigeben. Auch eine mobile Rechnungsfreigabe ermöglicht es Verantwortlichen, Prüfungen unabhängig vom Arbeitsplatz durchzuführen. Funktionen zur Erkennung von Duplikaten können zusätzlich dabei helfen, doppelte Rechnungen frühzeitig zu identifizieren.

Auch die Zusammenarbeit mit bestehenden Buchhaltungsprozessen spielt eine wichtige Rolle. Signique unterstützt die DATEV-Integration beziehungsweise den Export relevanter Daten für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung Rechnungsfreigabe Software. Dadurch kann der Übergang von der digitalen Rechnungsprüfung zur Buchhaltung effizienter gestaltet werden. Unternehmen können ihre Prozesse damit stärker standardisieren und den manuellen Aufwand bei der Weitergabe von Rechnungsinformationen reduzieren.

Ein weiterer Aspekt ist die digitale Archivierung von Rechnungen. Signique ist darauf ausgelegt, eine GoBD-konforme Archivierung zu unterstützen, während die Verarbeitung personenbezogener Daten DSGVO-konform erfolgen soll. Für Unternehmen sind solche Anforderungen besonders relevant, da Rechnungsunterlagen häufig geschäftliche und personenbezogene Informationen enthalten. Eine strukturierte digitale Ablage kann zudem die spätere Suche und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten erleichtern.

Insgesamt bietet Signique einen zentralisierten Ansatz für die Digitalisierung des Rechnungseingangs und der Kreditorenprozesse. Automatisierte Datenerfassung, digitale Freigabeworkflows, Duplikaterkennung, mobile Genehmigungen sowie DATEV-Anbindung und digitale Archivierung können dazu beitragen, Rechnungsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten. Besonders für KMU kann eine solche Lösung interessant sein, wenn wiederkehrende manuelle Aufgaben reduziert und Freigabe- sowie Buchhaltungsprozesse stärker digital miteinander verbunden werden sollen.